Attenzione, per\u00f2: ci sono alcune insidie da non sottovalutare!<\/h6>\n
I moderatori pi\u00f9 efficaci evitano questi errori:<\/p>\n
- \n
- I partecipanti non si collegano tutti nello stesso momento. Questo genera confusione.<\/li>\n
- Di solito non \u00e8 colpa di nessuno, ma diventa davvero frustrante quando frasi e informazioni devono essere ripetute pi\u00f9 volte perch\u00e9 la connessione cade o si viene disconnessi dal sistema.<\/li>\n
- I partecipanti sentono ogni tipo di rumore di fondo e non riescono pi\u00f9 a capire chi sta parlando.<\/li>\n
- Non essendo seduti di fronte gli uni agli altri, \u00e8 difficile coordinare i turni di parola. Spesso rispondono tutti a una domanda contemporaneamente, oppure non risponde nessuno.<\/li>\n
- L’11% delle persone non indossa i pantaloni durante le videoconferenze! L’inquadratura della telecamera o la scrivania che copre la parte inferiore lo rendono possibile. Pu\u00f2 sembrare comodo, ma non \u00e8 una buona idea. Gli studi dimostrano che il modo in cui ci vestiamo influenza la nostra psiche. Chi argomenta in pigiama difficilmente risulter\u00e0 convincente.<\/li>\n<\/ul>\n
Software e strumenti per le videoconferenze<\/h6>\n
Oggi esistono molte piattaforme specializzate per organizzare videoconferenze efficaci. Ecco una panoramica:<\/p>\n
- \n
- Zoom:<\/span><\/strong> Il riferimento del settore. Interfaccia intuitiva, alta risoluzione e numerosi strumenti integrati. Ideale per riunioni e webinar.<\/li>\n
- MS Teams:<\/span><\/strong> Il numero uno per la comunicazione interna alle aziende. Transizione fluida tra tutti i canali di comunicazione (telefono, chat, video) e accesso pratico ai documenti. Ha recuperato terreno rispetto agli strumenti integrati.<\/span><\/strong><\/li>\n
- Skype: <\/strong><\/span>Molto popolare e apprezzato fino alla dismissione nel maggio 2025, perch\u00e9 i partecipanti non avevano bisogno di un link: era sufficiente il proprio nome utente Skype per connettersi.<\/li>\n
- WhatsApp, Discord, Jitsi Meet<\/span><\/strong> sono alternative gratuite.<\/li>\n<\/ul>\n
![\"\"](\"https:\/\/www.telos-training.com\/wp-content\/uploads\/2021\/03\/Videokonferenz-Lachen-13317-250x167.jpg\")
<\/a>
\n\u2022<\/span>
\nImmagine: Anche durante una sessione di lavoro intensa, c’\u00e8 sempre spazio per una risata \u2014 cos\u00ec si impara meglio!<\/em>
\nScreenshot di una sessione di formazione online TELOS sulle videoconferenze<\/em><\/p>\n<\/p>\n
Una preparazione efficace:<\/h6>\n
Le videoconferenze di successo hanno un ordine del giorno chiaro! <\/span><\/strong>Preparate un’agenda per tutti: qual \u00e8 l’obiettivo della riunione? Quali temi vanno affrontati? Chi deve partecipare? Quando inizia la conferenza? Quando termina?<\/p>\n
Il numero dei partecipanti: <\/span><\/strong>Tenetelo il pi\u00f9 contenuto possibile. I ricercatori della comunicazione lo confermano: una riunione con pi\u00f9 di otto persone perde rapidamente efficienza e rischia di trasformarsi in una vetrina per l’autorappresentazione.<\/p>\n
Le fonti di disturbo: <\/span><\/strong>Eliminatele per quanto possibile. La maggior parte dei sistemi di videoconferenza \u00e8 dotata di microfoni omnidirezionali che, a differenza dei microfoni direzionali, captano tutti i suoni circostanti: il rumore del traffico dalle finestre aperte, il telefono che squilla, i colleghi che entrano all’improvviso. Cercate di ridurre al minimo queste interferenze, soprattutto quelle acustiche. In una videoconferenza, un audio chiaro e privo di disturbi conta pi\u00f9 di un’immagine impeccabile. Detto questo, illuminate bene l’ambiente e cercate di non posizionarvi in controluce: altrimenti apparirete sullo schermo come una sagoma scura.<\/p>\n
La composizione del gruppo: <\/span><\/strong>Cercate di riunire partecipanti che siano in grado di lavorare bene insieme \u2014 meno attriti, pi\u00f9 fluidit\u00e0 \u2014 ma allo stesso tempo sufficientemente diversi da stimolare il pensiero laterale e far emergere idee nuove.<\/p>\n
La disposizione: <\/span><\/strong>Tenetela sotto controllo. Non si tratta di preoccuparsi di chi siede vicino a chi, ma di assicurarsi che tutti siano inquadrati dalla telecamera e quindi visibili.<\/p>\n
L’abbigliamento: <\/span><\/strong>Evitate abiti con fantasie vistose. Chi lavora in televisione lo sa bene: quadri, camicie o cravatte dai colori accesi e contrasti marcati fanno sfarfallare l’immagine e distraggono chi guarda. Lo stesso vale per gioielli molto luccicanti o altri oggetti riflettenti presenti nella stanza.<\/p>\n
La tecnologia: <\/span><\/strong>Se siete voi a organizzare la riunione, arrivate in anticipo e verificate che tutti i collegamenti funzionino prima di cominciare. Nulla \u00e8 pi\u00f9 fastidioso dei soundcheck a riunione gi\u00e0 avviata. \u00c8 come quei relatori che aprono PowerPoint davanti a tutti con l’aria di chi dice: “Ieri funzionava\u2026”<\/p>\n
Il moderatore: <\/span><\/strong>Nominate un moderatore con il compito di gestire la parola. Nelle riunioni in presenza di solito ha la meglio chi parla pi\u00f9 forte; nelle videoconferenze, invece, i ritardi di trasmissione \u2014 soprattutto in quelle intercontinentali \u2014 creano facilmente sovrapposizioni e scambi sfasati. In questi casi \u00e8 indispensabile qualcuno che stabilisca chi parla e quando. Vale una regola fondamentale: nelle videoconferenze pu\u00f2 parlare una sola persona alla volta.<\/p>\n
![\"\"](\"https:\/\/www.telos-training.com\/wp-content\/uploads\/2020\/04\/Videokonferenz-3005-250x167.jpg\")
<\/a>
\n\u2022<\/span>
\nImmagine: il moderatore ha un ruolo fondamentale nelle videoconferenze!
\nLa nostra direttrice, dott.ssa Magdalena Gasser, durante una sessione di formazione online TELOS.
\nScreenshot: TELOS<\/em><\/p>\n<\/p>\n
Condurre con competenza!<\/h6>\n
Doppia puntualit\u00e0: <\/span><\/strong>Ogni riunione deve essere puntuale due volte: all’inizio e alla fine. Cominciate sempre in orario, tenete gli incontri consapevolmente brevi e rispettate i tempi. La cosiddetta Legge di Parkinson<\/em> lo conferma: il lavoro si dilata fino a occupare tutto il tempo disponibile. Le idee migliori arrivano notoriamente negli ultimi minuti. Eliminate le divagazioni e chiudete la riunione in orario.<\/p>\n
Presentazioni: <\/span><\/strong>Presentate brevemente i partecipanti oppure lasciate che si presentino da soli. Non \u00e8 solo una questione di cortesia: permette di rivolgersi agli altri per nome, favorisce il senso di appartenenza e previene i conflitti. Pu\u00f2 aiutare anche usare cartellini con nomi ben leggibili anche sullo schermo. Ancora meglio: aprite la riunione con qualcosa di positivo. Condividete un aneddoto, qualcosa che avete scoperto di recente o un appuntamento che aspettate con piacere. Raccontate la storia di qualcuno che vale come esempio. Studi psicologici dimostrano che l’apertura di un incontro influenza profondamente l’andamento di tutto il resto. Se chi guida comincia con una critica, difficilmente gli altri vorranno poi mettersi in gioco: si limiteranno a fare il minimo indispensabile.<\/p>\n
Naturali e diretti<\/span>: <\/span><\/strong>Comportatevi con naturalezza: guardate la telecamera, usate un’intonazione normale ed evitate gesti ampi. Nelle videoconferenze risultano sempre poco efficaci e possono sembrare aggressivi.<\/p>\n
Pause! <\/span><\/strong>Dopo aver preso la parola, lasciate agli altri pi\u00f9 tempo del solito per rispondere: anche chi \u00e8 collegato da remoto avr\u00e0 cos\u00ec la possibilit\u00e0 di intervenire. Le riunioni tendono gi\u00e0 di per s\u00e9 a essere dominate da chi parla senza sosta. Valorizzate invece i momenti di silenzio: chi tace sta forse elaborando un pensiero e risparmia alla riunione considerazioni affrettate. Il nostro cervello ha bisogno di tempo per connettere le idee e trasformarle in qualcosa di nuovo e pi\u00f9 solido. Se qualcuno interrompe continuamente, la scintilla creativa si spegne prima ancora di accendersi.<\/p>\n
Rispettate le regole: <\/span><\/strong>Non bisbigliate con chi vi \u00e8 vicino, non controllate le e-mail sul telefono e non leggete altro. Sono regole valide per qualsiasi riunione, ma nelle videoconferenze questi comportamenti disturbano in modo particolarmente evidente.<\/p>\n
I rumori: <\/span><\/strong>Attenzione alle tazze di caff\u00e8 portate in riunione! Appoggiarle ripetutamente sul tavolo dove si trova il microfono genera rumori forti e sgradevoli. Lo stesso vale per il fruscio di carte o il tamburellare nervoso con una penna. Se proprio volete bere durante la videoconferenza, tenete la tazza in mano o posatela una volta sola \u2014 quando \u00e8 vuota.<\/p>\n
I punti secondari: <\/span><\/strong>Se la riunione rischia di deragliare perch\u00e9 due partecipanti si impuntano su un aspetto marginale, invitateli a chiarire la questione tra di loro a fine riunione e riportate il gruppo all’ordine del giorno. Altrimenti gli altri si annoiano e il clima costruttivo pu\u00f2 rapidamente deteriorarsi.<\/p>\n
![\"Conferenze](\"https:\/\/www.telos-training.com\/wp-content\/uploads\/2021\/03\/Videokonferenz-Abschluss-Klatschen-13316-250x167.jpg\")
<\/a>
\n\u2022<\/span>
\nImmagine: senza una conclusione chiara e precisa, le videoconferenze si perdono nell’indeterminato. Un peccato sprecare cos\u00ec il tempo!
\nScreenshot di una sessione di formazione online TELOS sulle videoconferenze<\/em><\/p>\n<\/p>\n
Come chiudere le riunioni con efficacia:<\/h6>\n
Riepilogare e assegnare i compiti: <\/span><\/strong>Riassumete i risultati raggiunti e gli accordi presi sull’assegnazione dei compiti: Chi<\/span><\/strong> fa cosa<\/span><\/strong> entro quando<\/span><\/strong>! Inviate poi il verbale a tutti i partecipanti. Eviterete cos\u00ec malintesi e obiezioni tardive.<\/p>\n
Chiudere con positivit\u00e0:<\/span><\/strong> Le videoconferenze di successo si concludono sempre con una nota positiva. Assicuratevi che i partecipanti escano dalla sessione con un buon senso di soddisfazione: sta a voi fare la differenza!<\/p>\n
Meno \u00e8 meglio: <\/span><\/strong>Non esagerate con il numero, la frequenza e la durata delle riunioni. Diversi studi dimostrano che il morale e la motivazione delle persone calano quasi in proporzione all’aumentare degli incontri \u2014 compresi quelli in videoconferenza \u2014 a cui devono partecipare. Se si considera anche che il numero di riunioni \u00e8 in crescita ovunque nel mondo, le prospettive non sono delle migliori. E, in fondo, ci\u00f2 che conta davvero \u00e8 il risultato concreto.<\/p>\n
Le regole principali:<\/h6>\n
Moderazione<\/span><\/strong><\/p>\n
- \n
- Quando i partecipanti superano le 4 persone, \u00e8 necessario un moderatore.<\/li>\n
- Durante le presentazioni frontali, tutti gli ascoltatori disattivano il microfono (mute).<\/li>\n
- Soprattutto nei gruppi numerosi, gli interventi degli ascoltatori avvengono via chat, non a voce.<\/li>\n
- Si interviene solo dopo che il moderatore ha terminato di parlare.<\/li>\n
- Un partecipante pu\u00f2 richiedere la parola via chat o alzando la mano virtuale.<\/li>\n
- Non sedendo di fronte agli altri, \u00e8 difficile coordinarsi su chi parla e quando. O tutti rispondono a una domanda, o nessuno. La soluzione: \u00e8 il moderatore a dare la parola.<\/li>\n<\/ul>\n
Gestione del tempo<\/span><\/strong><\/p>\n
- \n
- Definire in anticipo la durata della riunione.<\/li>\n
- Tutti sono al loro posto 5 minuti prima dell’inizio.<\/li>\n
- Tutti si connettono 2 minuti prima dell’inizio.<\/li>\n
- Iniziare puntualmente.<\/li>\n
- Nessun riepilogo per chi arriva in ritardo.<\/li>\n
- La riunione viene registrata e chi arriva in ritardo pu\u00f2 riascoltarla? (Attenzione alla riservatezza)<\/li>\n<\/ul>\n
Altri dispositivi e rumori di fondo<\/span><\/strong><\/p>\n
- \n
- I cellulari restano spenti.<\/li>\n
- Nessun altro canale aperto.<\/li>\n
- Evitare rumori di fondo.<\/li>\n
- Tenere la porta dello spazio di lavoro chiusa.<\/li>\n
- Appendere un cartello “Non disturbare” sulla porta.<\/li>\n<\/ul>\n
Preparazione<\/span><\/strong><\/p>\n
- \n
- Ognuno prepara il proprio intervento in anticipo.<\/li>\n
- Ognuno verifica la tecnologia prima della riunione, cos\u00ec da potersi connettere puntualmente.<\/li>\n
- Ognuno controlla in anticipo la qualit\u00e0 della connessione (telefono e internet).<\/li>\n<\/ul>\n
Regole di comunicazione<\/span><\/strong><\/p>\n
- \n
- Battute, sarcasmo, commenti fuori luogo e osservazioni a margine vanno usati con parsimonia \u2014 mai a spese dei partecipanti.<\/li>\n
- Parla sempre una persona alla volta!<\/li>\n
- Lasciamo finire di parlare chi ha la parola.<\/li>\n
- Restare in tema.<\/li>\n<\/ul>\n
Raggiungete i vostri obiettivi con il supporto di professionisti!<\/h3>\n
Consulenza online<\/h6>\n
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Direttrice dell'istituto | Sviluppo del personale | Coaching <\/p>\n
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