Tante strade portano al successo. In questa serie ne presentiamo 12 tra le più importanti.
Ping. Mail. Teams. Telefono. Riunione. Un altro ping. E nel mezzo, avreste voluto lavorare davvero. Benvenuti nell’ufficio moderno, dove essere reperibili viene spesso confuso con essere produttivi. Microsoft parla ormai di “Infinite Workday”: tra i lavoratori della conoscenza più esposti al digitale, durante l’orario di lavoro principale arriva in media ogni due minuti una riunione, un’email o un messaggio in chat. La concentrazione, oggi, ha quasi bisogno di una scorta. Come fermare le distrazioni e lavorare con piena attenzione su ciò che conta davvero: concentrazione, non bombardamento continuo!
La cosa principale è che la cosa principale rimanga la cosa principale.
Stephen R. Covey (1932–2012), consulente manageriale e autore del bestseller internazionale “Le 7 regole per avere successo”.
Concentrazione sotto assedio: tanto da fare, poco da mostrare?
Uno scatto dai nostri corsi
Foto: TELOS
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Proteggete la mente dal bombardamento continuo: La concentrazione nasce raramente per caso, tra un messaggio e l’altro. Chi deve analizzare, scrivere, pianificare o prendere decisioni ha bisogno di momenti in cui il cervello possa dedicarsi a una cosa sola. Non serve un rifugio di montagna senza Wi-Fi. Spesso bastano cambiamenti sorprendentemente piccoli: disattivare le notifiche, raggruppare i momenti di reperibilità, riservare blocchi di concentrazione e smettere di trasformare ogni stimolo esterno nella propria priorità.
Chi vuole lavorare con piena concentrazione deve poter essere irraggiungibile per un certo tempo. Riservate blocchi fissi di concentrazione e trattateli come un appuntamento importante. Un’ora di lavoro indisturbato può valere più di tre ore in cui nel frattempo rispondete a sette chat, dodici email e due richieste dell’ultimo minuto. Qualche esempio pratico:
Ogni app vuole la vostra attenzione, e nessuna vi ha mai chiesto se se la merita davvero. Disattivate le notifiche sonore e visive non necessarie. Non è indispensabile sapere in tempo reale che qualcuno ha scritto “Grazie!” nel gruppo o ha risposto a una circolare con “Per conoscenza”. Qualche esempio pratico:
Gestire le email una per una è efficiente più o meno quanto andare in panetteria per ogni singolo panino. Raggruppate i compiti simili. Email, chiamate di ritorno, approvazioni e brevi attività organizzative si completano spesso in meno tempo quando vengono affrontate in blocco. Il cervello cambia meno frequentemente modalità di lavoro e lavora meglio. Qualche esempio pratico:
Il multitasking evoca prestazioni elevate. In molte attività complesse significa soprattutto: passare da un compito all’altro a velocità sostenuta. Scrivete il report mentre scrivete il report. In riunione siete in riunione. Nel colloquio con un collaboratore, la vostra attenzione appartiene a lui. Sembra antiquato. Funziona sorprendentemente bene. Qualche esempio pratico:
Una casella di posta piena ha una caratteristica pericolosa: vi trasmette automaticamente le priorità degli altri. Decidete voi cosa conta oggi. Bastano da uno a tre compiti davvero importanti. Una volta completati, potrete dedicarvi con tutto il tempo del mondo al messaggio numero 87. Qualche esempio pratico:
Proteggete la vostra attenzione: è il vostro capitale di lavoro!
Uno scatto dai nostri corsi
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Un calendario pieno fa un certo effetto. Una casella di posta che esplode dà la sensazione di essere indispensabili. Chi risponde tutto il giorno, telefona e corre da una riunione all’altra può essere esausto la sera — e chiedersi comunque cosa abbia effettivamente concluso. È proprio lì che scatta la trappola: l’agitazione dà subito la sensazione di fare. La concentrazione è più silenziosa. I suoi risultati si vedono spesso solo dopo.
Errore 1: la dipendenza dalla risposta immediata
L’errore: Ogni messaggio viene risposto il prima possibile. Dopotutto, si vuole essere affidabili e reattivi.
Dove si manifesta: Email, Teams, WhatsApp, chat interne e tutti i canali che sanno lampeggiare bene.
Il problema: Ogni messaggio decide improvvisamente su cosa state lavorando. La vostra pianificazione giornaliera diventa un progetto collettivo di tutti i mittenti.
Come fare meglio: Definite consapevolmente i tempi di risposta. Ciò che è davvero urgente merita un canale di emergenza concordato. Tutto il resto può aspettarvi anche 30 minuti. Il mondo regge sorprendentemente bene.
Errore 2: il multitasking come status symbol
L’errore: Gestire le email durante la riunione, scrivere messaggi mentre si telefona e correggere la presentazione nel mezzo di tutto questo.
Dove si manifesta: Soprattutto tra chi ha molto da fare — o vuole che tutti lo notino.
Il problema: Cambiare contesto di continuo assorbe attenzione. Parte del pensiero resta bloccata sul compito precedente.
Come fare meglio: Affrontare i compiti uno dopo l’altro e gestire i passaggi con consapevolezza. Per le attività importanti vale la regola: un cervello, un compito principale.
Errore 3: il calendario appartiene a tutti gli altri
L’errore: Ogni spazio libero viene riempito con riunioni, domande e appuntamenti dell’ultimo momento. Il lavoro concentrato deve incastrarsi nei buchi rimasti.
Dove si manifesta: Leadership, gestione di progetti, consulenza e attività ad alta intensità cognitiva.
Il problema: Ciò che non trova spazio nel calendario perde sempre contro ciò che ce l’ha.
Come fare meglio: Pianificate prima i blocchi di concentrazione. Valutate ogni riunione per utilità, numero di partecipanti e durata. Non ogni incontro merita 60 minuti del vostro tempo.
L’attenzione è da decenni al centro della psicologia cognitiva e della psicologia del lavoro. Oggi la ricerca dispone di materiale abbondante dall’ambiente di lavoro digitale: messaggi, email, riunioni e continui cambi di attività competono per risorse mentali limitate. Gli studiosi indagano il costo delle interruzioni, il motivo per cui i pensieri restano ancorati ai compiti precedenti e perché, nonostante il bombardamento costante, ci si senta a volte sorprendentemente produttivi.
Fatto 1: ogni due minuti bussa qualcosa
Microsoft ha analizzato per il Work Trend Index 2025 segnali d’uso di Microsoft 365 aggregati e anonimizzati. Tra il 20% degli utenti con il volume di messaggi più alto, durante una giornata lavorativa di otto ore intercorrevano in media soltanto due minuti tra riunioni, email o messaggi in chat. Nell’arco dell’intera giornata si contavano 275 segnali di questo tipo. Inoltre, il 48% dei dipendenti e il 52% dei responsabili ha descritto il proprio lavoro come caotico e frammentato. La concentrazione è dunque sempre più anche una questione di organizzazione del lavoro.
Fatto 2: le interruzioni fanno lavorare più velocemente — ma con più stress
Gloria Mark, Daniela Gudith e Ulrich Klocke hanno studiato sperimentalmente le conseguenze del lavoro interrotto. Con sorpresa, i partecipanti hanno concluso i compiti interrotti in parte più velocemente, senza che la qualità misurata ne risentisse. Il prezzo si è manifestato altrove: hanno riferito livelli più alti di stress, frustrazione, pressione temporale e fatica. Le persone riescono in parte a compensare le interruzioni lavorando più velocemente dopo. Il risultato visto dall’esterno può sembrare ottimo — ma il motore interno gira a un regime nettamente più alto.
Fatto 3: un frammento di attenzione rimane indietro
Sophie Leroy ha coniato per questo fenomeno il termine “Attention Residue”. Nei suoi esperimenti ha dimostrato che quando si passa da un compito all’altro, una parte dell’attenzione può restare mentalmente ancorata al compito precedente — soprattutto se questo non è stato concluso in modo netto. Ciò compromette la prestazione sul compito successivo. Chi ogni pochi minuti salta tra concetto, email, chat e telefono non cambia semplicemente finestra: si porta dietro, ogni volta, un frammento del compito precedente.
Fatto 4: più è impegnativa l’interruzione, più difficile è riprendere il filo
Erik Altmann e J. Gregory Trafton, insieme agli esperimenti successivi di Monk e colleghi, hanno studiato come le persone ritrovano il filo di un compito dopo un’interruzione. Tre esperimenti hanno mostrato che più un’interruzione era lunga e cognitivamente impegnativa, più tempo richiedeva riprendere l’obiettivo originario. La ragione è intuitiva: mentre ci dedichiamo a un nuovo compito, il contesto mentale del precedente sbiadisce. “Dove ero rimasto?” non è dunque una debolezza personale — è un problema ben documentato del lavoro frequentemente interrotto.
Date ai compiti importanti la vostra attenzione piena!
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Il mondo del lavoro moderno premia la visibilità: risposte rapide, calendari pieni, chat sempre attive. Il pensiero concentrato, al contrario, assomiglia pericolosamente all’ozio. Qualcuno siede un’ora in silenzio davanti a un documento — e alla fine ha trovato la soluzione per cui erano state convocate cinque riunioni. Il focus significa distribuire l’attenzione con consapevolezza. I compiti importanti richiedono tempi protetti, meno interruzioni e priorità chiare. Vale in particolare per le attività in cui si analizza, si progetta, si scrive, si decide o si risolvono problemi.
Non si tratta affatto di sparire otto ore al giorno dietro una porta chiusa. Le aziende hanno bisogno di collaborazione, i clienti di risposte e i team devono comunicare. Ciò che fa la differenza è il ritmo: momenti dedicati allo scambio e momenti dedicati alla concentrazione.
Anche i responsabili hanno una responsabilità precisa. Se ogni messaggio deve ricevere risposta immediata, il calendario non ha spazio libero e “Hai un minuto?” è diventato parte della cultura aziendale, il focus non può essere delegato ai soli collaboratori. La domanda decisiva a fine giornata non è tanto: “Quanto sono stato occupato oggi?” Ben più interessante è: “Cosa ho davvero portato a termine?”
La reperibilità costante frammenta l’attenzione. Il focus richiede priorità chiare, tempi di lavoro protetti e meno cambi di attività. Chi gestisce le interruzioni con consapevolezza lavora in modo più concentrato — e spesso con meno tensione.
Concentrazione, non bombardamento continuo: rendiamo il focus una pratica normale!
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Lavorare con concentrazione non è un talento riservato a chi ha una disciplina di ferro. Il focus si costruisce con priorità chiare, abitudini di lavoro più solide e una comunicazione consapevole. Nei nostri corsi constatiamo che i collaboratori imparano a proteggere il proprio tempo con più metodo, i responsabili definiscono le priorità con maggiore chiarezza e i team elaborano regole più condivise su reperibilità, riunioni e interruzioni.
TELOS unisce oltre 30 anni di esperienza in psicologia e mondo aziendale a metodi aggiornati e percorsi di formazione su misura. Le esercitazioni e il trasferimento delle competenze vengono calibrati sull’ambiente di lavoro reale e accompagnati da verifiche dell’apprendimento. Perché a volte la produttività comincia con un gesto sorprendentemente semplice: Notifiche off. Testa on.
Contattateci: ne parleremo personalmente, gratuitamente, senza impegno e con la massima riservatezza.
dott.ssa Magdalena Gasser
Direttrice dell'istituto | Sviluppo del personale | Coaching
Microsoft, Work Trend Index Special Report: Breaking down the infinite workday, 2025. Mark, G., Gudith, D. & Klocke, U. (2008), Proceedings of CHI 2008, 107–110. Leroy, S. (2009), Organizational Behavior and Human Decision Processes, 109(2), 168–181. Monk, C. A., Trafton, J. G. & Boehm-Davis, D. A. (2008), Journal of Experimental Psychology: Applied, 14(4), 299–313.
