Come condurre videoconferenze di successo!
Più attuale che mai: lavoro da casa, team distribuiti in tutto il mondo. Come fare funzionare le riunioni di team in questo contesto? Le videoconferenze ben organizzate sono una vera risorsa:
I moderatori più efficaci evitano questi errori:
Oggi esistono molte piattaforme specializzate per organizzare videoconferenze efficaci. Ecco una panoramica:
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Immagine: Anche durante una sessione di lavoro intensa, c’è sempre spazio per una risata — così si impara meglio!
Screenshot di una sessione di formazione online TELOS sulle videoconferenze
Le videoconferenze di successo hanno un ordine del giorno chiaro! Preparate un’agenda per tutti: qual è l’obiettivo della riunione? Quali temi vanno affrontati? Chi deve partecipare? Quando inizia la conferenza? Quando termina?
Il numero dei partecipanti: Tenetelo il più contenuto possibile. I ricercatori della comunicazione lo confermano: una riunione con più di otto persone perde rapidamente efficienza e rischia di trasformarsi in una vetrina per l’autorappresentazione.
Le fonti di disturbo: Eliminatele per quanto possibile. La maggior parte dei sistemi di videoconferenza è dotata di microfoni omnidirezionali che, a differenza dei microfoni direzionali, captano tutti i suoni circostanti: il rumore del traffico dalle finestre aperte, il telefono che squilla, i colleghi che entrano all’improvviso. Cercate di ridurre al minimo queste interferenze, soprattutto quelle acustiche. In una videoconferenza, un audio chiaro e privo di disturbi conta più di un’immagine impeccabile. Detto questo, illuminate bene l’ambiente e cercate di non posizionarvi in controluce: altrimenti apparirete sullo schermo come una sagoma scura.
La composizione del gruppo: Cercate di riunire partecipanti che siano in grado di lavorare bene insieme — meno attriti, più fluidità — ma allo stesso tempo sufficientemente diversi da stimolare il pensiero laterale e far emergere idee nuove.
La disposizione: Tenetela sotto controllo. Non si tratta di preoccuparsi di chi siede vicino a chi, ma di assicurarsi che tutti siano inquadrati dalla telecamera e quindi visibili.
L’abbigliamento: Evitate abiti con fantasie vistose. Chi lavora in televisione lo sa bene: quadri, camicie o cravatte dai colori accesi e contrasti marcati fanno sfarfallare l’immagine e distraggono chi guarda. Lo stesso vale per gioielli molto luccicanti o altri oggetti riflettenti presenti nella stanza.
La tecnologia: Se siete voi a organizzare la riunione, arrivate in anticipo e verificate che tutti i collegamenti funzionino prima di cominciare. Nulla è più fastidioso dei soundcheck a riunione già avviata. È come quei relatori che aprono PowerPoint davanti a tutti con l’aria di chi dice: “Ieri funzionava…”
Il moderatore: Nominate un moderatore con il compito di gestire la parola. Nelle riunioni in presenza di solito ha la meglio chi parla più forte; nelle videoconferenze, invece, i ritardi di trasmissione — soprattutto in quelle intercontinentali — creano facilmente sovrapposizioni e scambi sfasati. In questi casi è indispensabile qualcuno che stabilisca chi parla e quando. Vale una regola fondamentale: nelle videoconferenze può parlare una sola persona alla volta.
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Immagine: il moderatore ha un ruolo fondamentale nelle videoconferenze!
La nostra direttrice, dott.ssa Magdalena Gasser, durante una sessione di formazione online TELOS.
Screenshot: TELOS
Doppia puntualità: Ogni riunione deve essere puntuale due volte: all’inizio e alla fine. Cominciate sempre in orario, tenete gli incontri consapevolmente brevi e rispettate i tempi. La cosiddetta Legge di Parkinson lo conferma: il lavoro si dilata fino a occupare tutto il tempo disponibile. Le idee migliori arrivano notoriamente negli ultimi minuti. Eliminate le divagazioni e chiudete la riunione in orario.
Presentazioni: Presentate brevemente i partecipanti oppure lasciate che si presentino da soli. Non è solo una questione di cortesia: permette di rivolgersi agli altri per nome, favorisce il senso di appartenenza e previene i conflitti. Può aiutare anche usare cartellini con nomi ben leggibili anche sullo schermo. Ancora meglio: aprite la riunione con qualcosa di positivo. Condividete un aneddoto, qualcosa che avete scoperto di recente o un appuntamento che aspettate con piacere. Raccontate la storia di qualcuno che vale come esempio. Studi psicologici dimostrano che l’apertura di un incontro influenza profondamente l’andamento di tutto il resto. Se chi guida comincia con una critica, difficilmente gli altri vorranno poi mettersi in gioco: si limiteranno a fare il minimo indispensabile.
Naturali e diretti: Comportatevi con naturalezza: guardate la telecamera, usate un’intonazione normale ed evitate gesti ampi. Nelle videoconferenze risultano sempre poco efficaci e possono sembrare aggressivi.
Pause! Dopo aver preso la parola, lasciate agli altri più tempo del solito per rispondere: anche chi è collegato da remoto avrà così la possibilità di intervenire. Le riunioni tendono già di per sé a essere dominate da chi parla senza sosta. Valorizzate invece i momenti di silenzio: chi tace sta forse elaborando un pensiero e risparmia alla riunione considerazioni affrettate. Il nostro cervello ha bisogno di tempo per connettere le idee e trasformarle in qualcosa di nuovo e più solido. Se qualcuno interrompe continuamente, la scintilla creativa si spegne prima ancora di accendersi.
Rispettate le regole: Non bisbigliate con chi vi è vicino, non controllate le e-mail sul telefono e non leggete altro. Sono regole valide per qualsiasi riunione, ma nelle videoconferenze questi comportamenti disturbano in modo particolarmente evidente.
I rumori: Attenzione alle tazze di caffè portate in riunione! Appoggiarle ripetutamente sul tavolo dove si trova il microfono genera rumori forti e sgradevoli. Lo stesso vale per il fruscio di carte o il tamburellare nervoso con una penna. Se proprio volete bere durante la videoconferenza, tenete la tazza in mano o posatela una volta sola — quando è vuota.
I punti secondari: Se la riunione rischia di deragliare perché due partecipanti si impuntano su un aspetto marginale, invitateli a chiarire la questione tra di loro a fine riunione e riportate il gruppo all’ordine del giorno. Altrimenti gli altri si annoiano e il clima costruttivo può rapidamente deteriorarsi.
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Immagine: senza una conclusione chiara e precisa, le videoconferenze si perdono nell’indeterminato. Un peccato sprecare così il tempo!
Screenshot di una sessione di formazione online TELOS sulle videoconferenze
Riepilogare e assegnare i compiti: Riassumete i risultati raggiunti e gli accordi presi sull’assegnazione dei compiti: Chi fa cosa entro quando! Inviate poi il verbale a tutti i partecipanti. Eviterete così malintesi e obiezioni tardive.
Chiudere con positività: Le videoconferenze di successo si concludono sempre con una nota positiva. Assicuratevi che i partecipanti escano dalla sessione con un buon senso di soddisfazione: sta a voi fare la differenza!
Meno è meglio: Non esagerate con il numero, la frequenza e la durata delle riunioni. Diversi studi dimostrano che il morale e la motivazione delle persone calano quasi in proporzione all’aumentare degli incontri — compresi quelli in videoconferenza — a cui devono partecipare. Se si considera anche che il numero di riunioni è in crescita ovunque nel mondo, le prospettive non sono delle migliori. E, in fondo, ciò che conta davvero è il risultato concreto.
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dott.ssa Magdalena Gasser
Direttrice dell'istituto | Sviluppo del personale | Coaching