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Erfolgreiche Online-Konferenzen

Wie Sie erfolgreiche Online-Konferenzen selbst leiten können!
Bild: Erfolgreiche Online-Konferenzen sind schnell, einfach und flexibel. Foto: TELOS

So führen Sie Erfolgreiche Online-Konferenzen!

Online-Meetings haben viele Vorteile gegenüber Konferenzen in persona:

Trotz der letzten Lockerungen heißt es immer noch für viele: Arbeit von zu Hause aus. Viele schrecken immer noch vor den neuen Techniken zurück. Dabei sind erfolgreiche Online-Konferenzen ein echtes Zaubermittel

  • Erfolgreiche Online-Konferenzen sparen Zeit und Kosten für eine Reise
  • Sie kann kurzfristig einberufen werden
  • Man kann noch jemanden nachträglich zuschalten
  • Besonders gut geeignet für regelmäßige Meetings, beispielsweise Status-Updates.
Gemeine Fallstricke gibt es aber auch!

Erfolgreiche Online-Konferenzen vermeiden diese Fehler:

  • Die Teilnehmer wählen sich nicht zeitgleich ein. Das führt zu Unruhe.
  • Bei jeder Video-Konferenz gibt es mindestens eine Person, die es nicht schafft, sich einzuwählen. Entweder ist das Programm noch nicht auf dem aktuellen Stand, die eigenen Account-Daten wurden vergessen oder das Passwort für den Zutritt wird falsch eingegeben.
  • Meist kann niemand etwas dafür, doch es ist eine Qual, wenn Sätze und Informationen mehrmals wiederholt werden müssen, weil entweder die Verbindung abbricht oder man aus dem System geschmissen wird.
  • Die Teilnehmer hören alles mögliche im Hintergrund und verstehen den Sprecher nicht mehr.
  • Dadurch, dass man sich nicht gegenübersitzt, ist es schwierig zu koordinieren, wann wer spricht. Oft antworten alle auf eine Frage oder keiner.
  • 11 Prozent tragen keine Hosen in der Videokonferenz! Die Kameraeinstellung oder der verdeckende Schreibtisch machen es möglich. Das mag zwar bequem sein – eine gute Idee ist es trotzdem nicht. So zeigen Studien, dass Kleidung auf unsere Psyche wirkt. Wer mit runtergelassenen Hosen argumentiert, dürfte kaum Überzeugungskraft entwickeln.
Beliebte Software und Tools für Audio-Video-Konferenzen

Inzwischen gibt es jede Menge an spezialisierter Software für erfolgreiche Online-Konferenzen, hier ein Überblick:

  • Skype: Nicht nur privat, auch beruflich wird Skype aus dem Hause Microsoft häufig für Videokonferenzen genutzt. Unternehmen können dabei auf die Variante Skype for Business zurückgreifen, um weitere Funktionen rund um das Paket Office 365 nutzen zu können.
  • Google Hangouts: Google bietet mit den Hangouts ebenfalls eine Option und Software für Videokonferenzen. Als App oder direkt aus dem Browser heraus gibt es viele Funktionalitäten, die über reines Reden und Zuhören hinaus gehen.
  • Webex: Ein Klassiker in Sachen Videokonferenz und gehört zu den ersten Anbietern. Mittlerweile wurde der Service von Cisco übernommen. Die Funktionen lassen sich leicht und übersichtlich aus dem Browser heraus steuern, es können Termine erstellt und verschickt sowie Teilnehmer zur Videokonferenz eingeladen werden.
  • GoToMeeting: Ebenfalls ein bekannter Name bei Tools für Videokonferenzen ist GoToMeeting. Wie bei anderen Tools gibt es auch hier eine Variante für den Browser als auch eine Software, die Sie runterladen und installieren können. Alle Funktionen sind übersichtlich geordnet, leicht zu finden und zu benutzen und ermöglichen einen schnellen Einstieg.
  • Teams: Sehr mächtiges Werkzeug, vor allem firmenintern häufig genutzt.
  • Whattsapp, Anymeeting, Discord, Jitsi-Meet und weitere Tools ermöglichen sowohl Videokonferenzen als zum Teil auch Webinare
So bereiten Sie Ihre Online-Meetings gut vor:

Die Agenda: Machen Sie eine Agenda für alle: Was ist das Ergebnis des Meetings sein? Was soll besprochen werden? Wer muss dazu geschaltet werden? Wann beginnt die Konferenz? Wann ist sie definitiv vorbei?

Die Teilnehmerzahl: Halten Sie die Teilnehmerzahl so klein wie möglich. Kommunikationsforscher sagen: Ein Meeting mit mehr als acht Mitgliedern arbeitet kaum noch effizient. Es mutiert dann zur Selbstdarstellungsbühne.

Die Störquellen: Schalten Sie Störquellen aus. Die meisten Videokonferenzsysteme sind mit Kugelmikrofonen ausgestattet. Im Gegensatz zu Richtmikrofonen nehmen diese alle Geräusche um sie herum gleichmäßig auf – und damit auch Straßenlärm von offenen Fenstern, Telefonklingeln, hereinplatzenden Kollegen. Versuchen Sie solche Störer zu eliminieren, vor allem die akustischen. Tatsächlich ist bei der TV-Konferenz ein guter, störungsfreier Ton wichtiger als ein brillantes Bild. Allerdings gilt auch hierbei: Leuchten Sie den Raum ordentlich aus und setzen Sie sich nicht unbedingt ins Gegenlicht, weil Sie sonst aussehen wie der leibhaftige Schattenmann.

Die Zusammensetzung: Achten Sie bei der Zusammensetzung darauf, dass die Teilnehmer möglichst kopplungsfähig (so gibt es weniger Reibereien) aber trotzdem verschieden genug sind, um die Denkprozesse zu beflügeln (so erst entstehen neue Ideen).

Die Sitzordnung: Behalten Sie die Sitzordnung im Auge. Damit ist nicht gemeint, dass Sie sich darüber sorgen sollten, wer neben wem sitzt, sondern dass alle hinterher von der Kamera erfasst werden und damit sichtbar sind.

Die Kleidung: Vermeiden Sie auffällig gemusterte Kleidung. Fernsehleute hassen Karomuster, leuchtfarbene Hemden, Blusen oder Krawatten und starke Kontraste. Diese lassen das Bild flimmern – und das lenkt die Betrachter mächtig ab. Ähnliches gilt für stark funkelnden Schmuck oder andere reflektierende Gegenstände im Raum.

Die Technik: Falls Sie das Meeting organisieren: Erscheinen Sie überpünktlich und stellen Sie sicher, dass die Verbindungen stehen, bevor es losgeht. Nichts nervt mehr als Soundchecks im eigentlichen Meeting. Das ist wie bei Präsentationen, bei denen der Redner als erstes Powerpoint hochfährt, Motto: Gestern ging’s noch…

Der Moderator: Ernennen Sie einen Moderator, der das Rederecht verteilt. Während sich bei Meetings, in denen alle physisch anwesend sind meist der Lauteste durchsetzt, kommt es bei Videokonferenzen oft zu Übertragungsverzögerungen (insbesondere bei transkontinentalen). Dadurch entstehen leicht bizarre und zeitversetzte Konversationsanläufe. Spätestens dann braucht es jemanden, der festlegt, wer wann als nächstes spricht. Gerade bei Videokonferenzen gilt: Es kann nur einer gleichzeitig sprechen.

Die gekonnte Leitung!

Doppel pünktlich: Jede Sitzung muss zwei mal pünktlich sein: am Anfang und am Ende. Beginnen Sie immer pünktlich, halten Sie die Treffen bewusst kurz und reglementieren Sie die Zeit! Nach dem so genannten Parkinsonschen Gesetz dehnt sich Arbeit in genau dem Maß aus, wie Zeit zu ihrer Erledigung zur Verfügung steht. Die besten Ideen kommen nachweislich erst in den letzten Minuten. Sparen Sie also Laberzeit und beenden Sie die Sitzung pünktlich.

Vorstellen: Stellen Sie die Teilnehmer kurz vor oder lassen Sie diese sich selbst vorstellen. Das ist nicht nur höflich, sondern ermöglicht hinterher die direkte Ansprache. Das wiederum verbindet und beugt Konflikten vor. Was auch hilft: übergroße Namensschilder, die auch auf dem Bildschirm noch zu lesen sind. Noch besser: Eröffnen Sie das Meeting mit einem Highlight. Starten Sie mit einer Anekdote, einer Sache, die Sie kürzlich gelernt haben oder auf die Sie sich diese Woche freuen. Erzählen Sie eine Geschichte von Menschen, die zum Vorbild taugen. Psychologische Studien zeigen, dass der Auftakt eines Treffens, den gesamten Verlauf enorm beeinflusst. Beginnt der Chef erst einmal mit einem Rüffel, wird sich anschließend kaum noch jemand engagieren wollen. Die Leute machen dann nur noch ihren Job.

Einfach und natürlich: Verhalten Sie sich natürlich: Sprechen Sie in die Kamera, betonen Sie Ihre Sätze normal, aber vermeiden Sie ausladende Gesten. Diese sehen bei Bildübertragungen stets unvorteilhaft und latent aggressiv aus.

Pausen! Wenn Sie etwas gesagt haben, geben Sie anderen mehr als sonst Zeit zu antworten. So erhalten auch die Zugeschalteten die Chance, sich zu Wort zu melden. Meetings zeichnen sich ohnehin meist dadurch aus, dass pausenlos geredet wird. Nutzen Sie lieber Schweigeminuten. Wer schweigt, denkt vielleicht noch zu ende und erspart der Runde so Unausgegorenes. Zudem braucht unser Gehirn Zeit, die zahlreichen genannten Ideen und Gedanken zu einem neuen besseren zu verknüpfen. Wenn dauernd jemand dazwischen quasselt, ist der kreative Funke schon verglimmt, bevor er zünden kann.

Höflich bleiben und Regeln beachten: Flüstern Sie nicht mit dem Nachbarn, checken Sie nicht Ihre E-Mails am Blackberry und lesen Sie keine Zeitung. Das gilt zwar grundsätzlich für alle Meetings, erst recht aber für Video-Besprechungen, weil dies hierbei extrem stört.

Geräusche: Aufpassen mit Kaffeetassen, die Sie ins Meeting mitbringen! Insbesondere wenn Sie diese immer wieder auf dem Tisch abstellen, auf dem auch die Mikrofoneinheit steht, gibt das sehr laute und sehr hässliche Übertragungsgeräusche. Dasselbe gilt für Rascheln in Papierstapeln oder nervösen Spielereien mit dem Stift. Wenn Sie schon während der Konferenz Kaffee trinken müssen, behalten Sie die Tasse in der Hand oder stellen Sie diese nur einmal ab – wenn sie leer ist.

Nebenaspekte: Wenn Sie merken, dass die Besprechung abzudriften droht und sich zwei Teilnehmer an einem Nebenaspekt festbeißen, bitten Sie diese, die Sache nach dem Meeting unter vier Augen zu klären – und finden Sie zur Agenda zurück. Andernfalls wird das für die restlichen Teilnehmer sehr langweilig und die kreative Stimmung kann ins Negative kippen.

So beenden Sie Ihre Online-Meetings souverän:

Zusammenfassen und Aufgaben verteilen: Fassen Sie die Ergebnisse zusammen samt den getroffenen Vereinbarungen zur Aufgabenverteilung: Wer macht was bis wann! Versenden Sie das Protokoll später an alle. Das verhindert spätere Missverständnisse und späten Widerspruch.

Positiv abschließen: Erfolgreiche Online-Konferenzen finden immer einen positiven, motivierenden Abschluss. sorgen Sie dafür, dass am Ende die Teilnehmer mit einem guten Gefühl die Sitzung verlassen – Sie haben es in der Hand!

Weniger ist mehr: Übertreiben Sie es mit Anzahl, Frequenz und Dauer der Besprechungen nicht. Es gibt Studien, die zeigen, dass die Stimmung und Motivation der Belegschaft im nahezu gleichen Maß abnimmt wie die Anzahl der Meetings (und Videokonferenzen), an denen die Leute teilnehmen müssen, steigt. Korreliert man das mit der Statistik, dass überall auf der Welt die Zahl der Zusammenkünfte zunimmt, sind das nicht gerade rosige Aussichten. Und entscheidend ist sowieso, um es mit den Worten eines Bundeskanzlers zu sagen, was hinten rauskommt.

Die wichtigsten Regeln:

Moderation

  • Sobald die Teilnehmerzahl 4 Personen überschreitet, braucht es einen Moderator
  • Bei Frontalunterricht schalten alle Zuhörer auf Mute (= Mikrophon aus!)
  • Vor allem bei größeren Gruppen werden Beiträge der Zuhörer nicht gesprochen, sondern über Chat gemacht
  • Wortmeldungen erfolgen erst, nachdem der Moderator aufgehört hat.
  • Ein Zuhörer kann per Chat oder Handzeichen Redezeit beantragen
  • Dadurch, dass man sich nicht gegenübersitzt, ist es schwierig zu koordinieren, wann wer spricht. Entweder antworten alle auf eine Frage oder keiner. Lösung: Moderator erteilt die Wortmeldungen!

Umgang mit der Zeit

  • Zeitrahmen vorher definieren
  • Jeder ist 5 min. vor Beginn am Arbeitsplatz
  • Jeder checkt sich 2 Min. vor Beginn ein.
  • Meetings pünktlich beginnen
  • Keine Wiederholungen für zu-spät-Kommende
  • Das Meeting wird aufgenommen, zu-spät-Kommende können es nachhören? (Vertraulichkeit)

Umgang mit anderen Medien/ Hintergrundgeräusche

  • Mobiltelefone bleiben ausgeschalten.
  • Keine anderen Kanäle offen
  • Hintergrundgeräusche vermeiden.
  • Türen zum Arbeitsraum schließen.
  • Bitte-nicht-stören-Schild herrichten und vor die Tür hängen

Vorbereitung

  • Jeder bereitet seinen Beitrag vor
  • Jeder probiert die Technik vorab aus, damit er sich dann pünktlich zum Meeting einwählen kann.
  • Jeder checkt vorab, dass er eine gute Verbindung (Telefon, Internet) hat.

Gesprächsregeln

  • Scherze, Sarkasmen, Seitenhiebe, Randbemerkungen, Witze verwenden wir sparsam und nie auf Kosten der Teilnehmer.
  • Es spricht immer nur einer!
  • Wir lassen den anderen ausreden
  • Beim Thema bleiben

Erfolgreiche Online-Konferenzen mit Profi-Hilfe!

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Referenten Institutsleiterin Mag. Magdalena Gasser Garten D6201bnn
Mag. Magdalena Gasser
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