Viele Wege führen zum Erfolg. 12 besonders wichtige stellen wir in dieser Serie vor.
Ping. Mail. Teams. Telefon. Meeting. Noch ein Ping. Und dazwischen wollten Sie eigentlich arbeiten. Willkommen im modernen Büroalltag, in dem Erreichbarkeit gerne mit Produktivität verwechselt wird. Microsoft spricht inzwischen von der „Infinite Workday“: Bei stark digital beanspruchten Wissensarbeitern kommt während der Kernarbeitszeit im Schnitt alle zwei Minuten ein Meeting, eine Mail oder eine Chat-Nachricht dazwischen. Da braucht Konzentration inzwischen fast Personenschutz. Wie Sie Ablenkungen stoppen und konzentriert an dem arbeiten, was wirklich zählt: Fokus statt Dauerfeuer!
Die Hauptsache ist, dass die Hauptsache die Hauptsache bleibt.
Stephen R. Covey (1932–2012), Managementberater und Verfasser des internationalen Bestsellers „Die 7 Wege zur Effektivität“.
Konzentration unter Beschuss: Viel beschäftigt, wenig geschafft?
Schnappschuss aus einem unserer Seminare
Foto: TELOS
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Schützen Sie Ihren Kopf vor dem Dauerfeuer: Konzentration entsteht selten zufällig zwischen zwei Nachrichten. Wer anspruchsvoll denken, schreiben, planen oder entscheiden muss, braucht Zeiten, in denen das Gehirn bei einer Sache bleiben darf. Das verlangt keine einsame Berghütte ohne WLAN. Oft reichen erstaunlich kleine Veränderungen: Benachrichtigungen ausschalten, Erreichbarkeit bündeln, Fokuszeiten reservieren und nicht jeden fremden Impuls automatisch zur eigenen Priorität machen.
Wer konzentriert arbeiten möchte, muss zeitweise unerreichbar sein dürfen. Reservieren Sie feste Fokusblöcke und behandeln Sie diese wie einen wichtigen Termin. Eine Stunde ungestörtes Arbeiten kann produktiver sein als drei Stunden, in denen Sie nebenbei noch sieben Chats, zwölf Mails und zwei spontane Anfragen bedienen. Praxisbeispiele:
Jede App möchte dringend Ihre Aufmerksamkeit. Überraschenderweise hat noch keine gefragt, ob sie sie auch verdient. Schalten Sie unnötige akustische und visuelle Benachrichtigungen aus. Sie müssen nicht sofort erfahren, dass im Gruppenchat jemand „Danke!“ geschrieben oder eine Rundmail mit „Zur Kenntnis“ beantwortet hat. Praxisbeispiele:
E-Mails einzeln abzuarbeiten ist ungefähr so effizient, wie für jedes Brötchen einzeln zum Bäcker zu fahren. Bündeln Sie gleichartige Aufgaben. E-Mails, Rückrufe, Freigaben und kurze organisatorische Tätigkeiten lassen sich in festen Zeitfenstern oft schneller erledigen. So muss Ihr Gehirn weniger häufig den Arbeitsmodus wechseln. Praxisbeispiele:
Multitasking klingt nach Hochleistung. In vielen anspruchsvollen Tätigkeiten bedeutet es vor allem: sehr schnell zwischen Aufgaben wechseln. Schreiben Sie deshalb den Bericht, während Sie den Bericht schreiben. Im Meeting sind Sie im Meeting. Im Mitarbeitergespräch gehört Ihre Aufmerksamkeit dem Mitarbeiter. Klingt altmodisch. Funktioniert erstaunlich modern. Praxisbeispiele:
Ein voller Posteingang besitzt eine gefährliche Eigenschaft: Er vermittelt Ihnen automatisch die Prioritäten anderer Menschen. Legen Sie deshalb selbst fest, was heute zählt. Ein bis drei wirklich wichtige Aufgaben reichen. Wenn die erledigt sind, dürfen Sie sich anschließend immer noch hingebungsvoll um Nachricht Nummer 87 kümmern. Praxisbeispiele:
Schützen Sie Ihre Aufmerksamkeit – sie ist Arbeitskapital: Fokus statt Dauerfeuer!
Schnappschuss aus einem unserer Seminare
Foto: TELOS
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Ein voller Kalender sieht beeindruckend aus. Ein explodierender Posteingang fühlt sich wichtig an. Wer den ganzen Tag antwortet, telefoniert und von Meeting zu Meeting sprintet, kann abends wunderbar erschöpft sein – und sich trotzdem fragen, was eigentlich fertig geworden ist. Genau darin steckt die Falle: Geschäftigkeit liefert sofort das Gefühl von Aktivität. Konzentration ist leiser. Ihre Ergebnisse sprechen meist erst später.
Fehler 1: Die Sofort-Antwort-Sucht
Der Fehler: Jede Nachricht wird möglichst sofort beantwortet. Schließlich will man zuverlässig und serviceorientiert sein.
Typisches Vorkommen: E-Mail, Teams, WhatsApp, interne Chats und alle Kanäle, die hübsch blinken können.
Das Problem: Jede Nachricht entscheidet plötzlich mit, woran Sie gerade arbeiten. Ihre Tagesplanung wird zum Gemeinschaftsprojekt sämtlicher Absender.
Besser: Reaktionszeiten bewusst definieren. Wirklich Dringendes braucht einen vereinbarten Notfallkanal. Alles andere darf gelegentlich 30 Minuten auf Sie warten. Die Welt hält erstaunlich viel aus.
Fehler 2: Multitasking als Statussymbol
Der Fehler: Im Meeting Mails bearbeiten, beim Telefonieren Nachrichten schreiben und zwischendurch schnell die Präsentation korrigieren.
Typisches Vorkommen: Besonders bei Menschen, die sehr viel zu tun haben – oder zumindest möchten, dass es alle bemerken.
Das Problem: Häufiges Umschalten bindet Aufmerksamkeit. Teile des Denkens bleiben bei der vorherigen Aufgabe hängen.
Besser: Aufgaben möglichst nacheinander bearbeiten und Wechsel bewusst gestalten. Bei wichtigen Tätigkeiten gilt: ein Gehirn, eine Hauptaufgabe.
Fehler 3: Der Kalender gehört allen anderen
Der Fehler: Jeder freie Fleck wird mit Meetings, Rückfragen und spontanen Terminen gefüllt. Konzentrierte Arbeit soll irgendwie in die Zwischenräume passen.
Typisches Vorkommen: Führung, Projektarbeit, Beratung und wissensintensive Tätigkeiten.
Das Problem: Was keinen Platz im Kalender bekommt, verliert gegen alles, was einen hat.
Besser: Fokuszeit zuerst einplanen. Meetings auf Nutzen, Teilnehmerzahl und Dauer prüfen. Nicht jede Besprechung verdient 60 Minuten Ihres Lebens.
Aufmerksamkeit ist seit Jahrzehnten ein großes Thema der Kognitions- und Arbeitspsychologie. Inzwischen bekommt die Forschung reichlich Anschauungsmaterial aus dem digitalen Arbeitsalltag: Nachrichten, E-Mails, Meetings und permanente Aufgabenwechsel konkurrieren um begrenzte geistige Ressourcen. Wissenschaftler untersuchen deshalb, was Unterbrechungen kosten, warum Gedanken an alten Aufgaben kleben bleiben und weshalb wir uns trotz Dauerfeuer manchmal erstaunlich produktiv fühlen.
Fakt 1: Alle zwei Minuten klopft etwas an
Microsoft analysierte für den Work Trend Index 2025 aggregierte und anonymisierte Microsoft-365-Nutzungssignale. Bei den 20 Prozent der Nutzer mit dem höchsten Nachrichtenaufkommen lag während eines achtstündigen Arbeitstages im Schnitt nur etwa zwei Minuten zwischen Meetings, E-Mails oder Chat-Nachrichten. Über den gesamten Tag gerechnet waren es 275 solcher Signale. Zudem bezeichneten 48 Prozent der Beschäftigten und 52 Prozent der Führungskräfte ihre Arbeit als chaotisch und fragmentiert. Konzentration ist damit zunehmend auch eine Frage der Arbeitsorganisation.
Fakt 2: Unterbrechungen machen schneller – aber gestresster
Gloria Mark, Daniela Gudith und Ulrich Klocke untersuchten experimentell die Folgen unterbrochener Arbeit. Überraschend erledigten Versuchspersonen unterbrochene Aufgaben teilweise schneller, ohne dass die gemessene Qualität darunter litt. Der Preis dafür zeigte sich an anderer Stelle: Sie berichteten mehr Stress, Frustration, Zeitdruck und Anstrengung. Offenbar können Menschen Unterbrechungen teilweise kompensieren, indem sie anschließend schneller arbeiten. Effizienz sieht von außen dann prima aus – der innere Motor läuft allerdings mit deutlich höherer Drehzahl.
Fakt 3: Ein Stück Aufmerksamkeit bleibt zurück
Sophie Leroy prägte dafür den Begriff „Attention Residue“. In Experimenten zeigte sie: Wechseln Menschen von einer Aufgabe zur nächsten, kann ein Teil ihrer Aufmerksamkeit gedanklich bei der vorherigen Aufgabe zurückbleiben – besonders wenn diese noch nicht sauber abgeschlossen ist. Das beeinträchtigt die Leistung bei der folgenden Aufgabe. Wer alle paar Minuten zwischen Konzept, Mail, Chat und Telefon springt, wechselt deshalb nicht einfach nur Fenster. Er schleppt möglicherweise jedes Mal ein kleines Stück der vorherigen Aufgabe im Kopf mit.
Fakt 4: Je anspruchsvoller die Unterbrechung, desto schwieriger der Wiedereinstieg
Erik Altmann und J. Gregory Trafton sowie darauf aufbauende Experimente von Monk und Kollegen untersuchten, wie Menschen nach Unterbrechungen zu einer Aufgabe zurückfinden. Drei Experimente zeigten: Je länger und geistig anspruchsvoller eine Unterbrechung war, desto länger dauerte es, das ursprüngliche Arbeitsziel wieder aufzunehmen. Der Grund ist einleuchtend: Während wir uns einer neuen Aufgabe widmen, verblasst der mentale Kontext der alten. „Wo war ich eigentlich?“ ist also keine persönliche Marotte – sondern ein gut untersuchtes Problem häufig unterbrochener Arbeit.
Geben Sie wichtigen Aufgaben ungeteilte Aufmerksamkeit!
Schnappschuss aus einem unserer Seminare
Foto: TELOS
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Die moderne Arbeitswelt belohnt Sichtbarkeit: schnelle Antworten, volle Kalender, rege Chataktivität. Konzentriertes Denken sieht dagegen verdächtig nach Nichtstun aus. Da sitzt jemand eine Stunde still vor einem Dokument – und hat am Ende womöglich genau die Lösung entwickelt, für die vorher fünf Meetings angesetzt waren. Fokus bedeutet, Aufmerksamkeit bewusst zu verteilen. Wichtige Aufgaben brauchen geschützte Zeiten, weniger Unterbrechungen und klare Prioritäten. Das gilt besonders für Tätigkeiten, bei denen wir analysieren, konzipieren, schreiben, entscheiden oder Probleme lösen.
Dabei geht es keineswegs darum, acht Stunden täglich unerreichbar hinter einer verschlossenen Tür zu verschwinden. Unternehmen brauchen Zusammenarbeit, Kunden brauchen Antworten und Teams müssen kommunizieren. Entscheidend ist der Rhythmus: Zeiten für Austausch und Zeiten für Konzentration.
Auch Führungskräfte tragen Verantwortung. Wenn jede Nachricht sofort beantwortet werden soll, der Kalender lückenlos gefüllt wird und „Hast du kurz?“ zur Unternehmenskultur gehört, lässt sich Fokus nicht allein an die Mitarbeiter delegieren. Die entscheidende Frage am Abend lautet deshalb weniger: „Wie beschäftigt war ich heute?“ Viel interessanter ist: „Was habe ich wirklich fertiggebracht?“
Ständige Erreichbarkeit zerstückelt Aufmerksamkeit. Fokus braucht klare Prioritäten, geschützte Arbeitszeiten und weniger Aufgabenwechsel. Wer Unterbrechungen bewusst steuert, arbeitet konzentrierter – und oft entspannter.
Fokus statt Dauerfeuer: machen Sie Konzentration wieder salonfähig!
Schnappschuss aus einem unserer Seminare
Foto: TELOS
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Konzentriertes Arbeiten ist keine Gabe für Menschen mit eiserner Disziplin. Fokus lässt sich durch klare Prioritäten, bessere Arbeitsroutinen und bewusst gestaltete Kommunikation fördern. In unseren Trainings erleben wir, dass Mitarbeiter ihre Zeit strukturierter schützen, Führungskräfte Prioritäten klarer setzen und Teams verbindlichere Regeln für Erreichbarkeit, Meetings und Störungen entwickeln.
TELOS verbindet dabei über 30 Jahre Erfahrung in Psychologie und Wirtschaft mit aktuellen Methoden und maßgeschneiderten Weiterbildungsmaßnahmen. Übungen und Transfer werden auf den konkreten Arbeitsalltag abgestimmt und durch Lernerfolgskontrollen begleitet. Denn manchmal beginnt Produktivität mit einer verblüffend einfachen Maßnahme: Benachrichtigungen aus. Kopf an.
Kontaktieren Sie uns einfach, alles Weitere besprechen wir dann persönlich – kostenlos, unverbindlich und diskret!
Mag. Magdalena Gasser
Institutsleitung | Personalentwicklung | Coaching
Microsoft, Work Trend Index Special Report: Breaking down the infinite workday, 2025. Mark, G., Gudith, D. & Klocke, U. (2008), Proceedings of CHI 2008, 107–110. Leroy, S. (2009), Organizational Behavior and Human Decision Processes, 109(2), 168–181. Monk, C. A., Trafton, J. G. & Boehm-Davis, D. A. (2008), Journal of Experimental Psychology: Applied, 14(4), 299–313.
